Эффективный руководитель: как организовать себя и подчиненных?

7 и 8 декабря в Торгово-промышленной палате РТ проходил семинар-тренинг «Эффективность руководителя», организованный  учебным центром «Арсенал-Д». Семинар провел один из самых эффективных консультантов по управлению (Москва) Александр Байдюшев. Все собравшиеся (а среди них большую часть составляли владельцы собственного бизнеса и первые лица компаний) пришли на тренинг, чтобы получить ответы на целый ряд вопросов: как повысить эффективность собственной работы и работы подчиненных? Как научиться продуктивно использовать рабочее время? Каким образом найти общий язык с персоналом и создать из подчиненных команду? Перед ведущим стояла непростая задача, но он с ней успешно справился: судя по положительным отзывам, участники тренинга пополнили свой багаж знаний большим количеством новой и интересной информации, которая наверняка поможет им в бизнесе. О некоторых секретах успешного руководства узнаете и вы, прочитав статью.

 

 

Управлять, направлять, контролировать…

 

Одна из главных задач, стоящих перед руководителем, – грамотно сфокусировать внимание всего коллектива на общей цели, которую предстоит достигнуть. Если начальник не сумеет этого сделать, то внимание подчиненных наверняка направится в другое русло, далекое от рабочего процесса. В некоторых организациях сотрудники вообще имеют довольно смутное представление о том, какая цель стоит перед организацией. Они будто плывут на корабле в открытом океане и не знают, в какой же стороне земля, потому что капитан им не сказал, куда они вообще направляются. Эта ситуация, безусловно, не лучшим образом отразиться на эффективности рабочего процесса. Поэтому для руководителя очень важно донести до каждого сотрудника четко сформулированную миссию организации: например, хорошим вариантом было бы написать ее на плакате и вывесить на видном месте, чтобы она всегда находилась в поле зрения и настраивала сотрудников на рабочий лад.

Порой случается так, что руководитель видит цель, а его подчиненные – нет. Александр Байдюшев изобразил эту ситуацию в виде картинки: начальник на самом верху горы, и цель, как ему кажется, совсем близко, но подчиненные находятся у подножия и ничего не видят. Иногда подчиненным трудно сразу увидеть долгосрочную цель, поэтому задача начальника – разбить путь к ней на периоды, так называемые перевалочные пункты.

Не менее важно для руководителя осознавать, что управление компанией заключается не только в том, чтобы справляться с текущими делами и обязанностями, но, в первую очередь, в организации рабочего процесса: продумывании стратегии компании, улучшении структуры организации, повышении компетенции персонала и т.д. К сожалению, статистика показывает, что российские руководители тратят на все это около 5% рабочего времени, в то время как в идеале процентное соотношение «справляться-организовывать» должно быть 25%/75%. Очень важное правило: никогда не делайте за сотрудников и подчиненных их работу. Задача руководителя – организовать рабочий процесс так, чтобы каждый из его участников мог самостоятельно справиться со своими задачами, и лишь в крайнем случае отвлекать начальника.

Еще одним из составляющих понятия «руководить» является контроль. Термин «контроль» по толковому словарю означает проверку, а также постоянное наблюдение с целью проверки или надзора. Однако Л. Рон Хаббард подразделил понятие контроля на три части: начало, изменение и остановка. То есть, контроль должен правильно начинаться и завершаться. Александр Михайлович показал пример неправильного состояния контроля в одном из практических упражнений. Один из добровольцев из числа участников тренинга должен был выполнять его команды. Сначала ведущий попросил его подойти к столу, но прервал действие на полпути и перенаправил участника к окну, потом снова поменял траекторию движения, не дав ему закончить действие. В итоге испытуемый признался, что почувствовал себя не очень хорошо. Затем упражнение было проведено снова, но при этом участник достигал конечной точки движения. На этот раз участник не испытывал дискомфорта. Смысл этого упражнения в том, что подобную ошибку допускают многие из руководителей по отношению к своим подчиненным: сначала дают задание, потом отменяют и дают новое, и так раз за разом. Человек, не видя результатов своей работы, начинает испытывать дискомфорт, и его эффективность резко снижается. Л. Рон Хаббард в своих книгах писал: «Руководителей часто просят мотивировать персонал. Однако им скорее следовало бы позволить своим подчиненным выполнять и заканчивать свою работу».

 

Все проблемы от незавершенности

Шаги «начать, продолжить, остановить» – это составляющие любого действия (цикла). К сожалению, очень часто завершение какого-либо действия откладывается в силу тех или иных причин на неопределенное время. Когда таких незавершенных циклов накапливается достаточное количество, с человеком может произойти примерно то же самое, что с компьютером, когда на нем используется одновременно множество программ, и ему не хватает памяти, чтобы продолжать выполнять работу – он «зависает».

- Случалось ли у вас такое, что как только вы садитесь, к примеру, писать доклад, у вас в голове сразу возникает масса неотложных дел: сделать срочный звонок, отыскать какой-либо документ и так далее? – обратился Александр Байдюшев к участникам тренинга, которые подтвердили, что такая ситуация вполне типична. – Все это отвлекает ваше внимание от того дела, которое вы выполняете, а значит, работу уже нельзя назвать эффективной.

Когда у человека накапливается слишком много незавершенных дел, то он начинает испытывать постоянный стресс, ощущает беспокойство и нервозность, чувствует усталость и теряет всякое желание работать. Единственное его желание – все бросить и уехать в отпуск.

- Каждый из нас, наверное, встречал таких людей, которые в понедельник утром приходят на работу, и они уже устали! – говорит Александр Михайлович. – Это потому, что у него много незавершенных дел, которые не позволяют ему расслабиться даже в выходные. Его постоянно преследует ощущение, что он ничего не успевает.

Как узнать, не происходит ли с вами такая история? Проверьте себя: возьмите лист бумаги и разделите его на две колонки, наверху каждой напишите «работа» и «дом». А теперь сосредоточьтесь и вспомните все незавершенные дела, которые у вас накопились на данный момент, после чего впишите их в соответствующий раздел. Это очень полезное упражнение: таким образом, вы освобождаете свою память от всего лишнего, что в ней хранится. Очень важно действительно постараться вспомнить все незавершенные дела! Может быть, месяц назад вы обещали жене починить полочку в ванной, но до сих пор не сделали этого, откладывая выполнение обещания назавтра? Вписывайте это незавершенное дело в колонку «дом», ведь оно занимает определенную ячейку вашей памяти. Недописанный договор, неотправленное письмо, несделанный звонок – вот примеры незавершенных дел, которые могут занимать единицы вашего внимания на работе. Как только вы вспомните и выпишите все дела, которые вы должны завершить, подсчитайте их суммарное количество в обеих колонках. Если их оказалось более пятидесяти, то ваше состояние можно назвать загруженностью. И обратная ситуация: если количество пунктов менее пятнадцати, то вам самое время взять на себя больше ответственности и полномочий, так как при недостатке работы человек чаще всего также испытывает скуку и дискомфорт.

Если вы столкнулись с избытком выписанных пунктов, то настало самое время поработать с этим списком дел: определите, какие из дел необходимо выполнить в первую очередь, какие – желательно, а какие являются несущественными. Вполне вероятно, что в своем списке вы обнаружите какие-то морально устаревшие пункты, выполнения которых на сегодняшний день уже не требуется. В таком случае просто вычеркивайте их из списка и из памяти. А вот дела, которые вы отметили как самый важные, необходимо начать завершать уже в ближайшее время, ведь именно они занимают основное количество единиц вашего внимания. Далее напротив каждого пункта проставьте желаемую дату завершения – у вас получится своеобразный план, который наверняка внесет определенную ясность в вашу работу и жизнь.

- Привязанные работой единицы внимания высвобождаются лишь тогда, когда невыполненные до сих пор задания выполнены полностью и эффективно. – говорит Александр Байдюшев, – Чем больше единиц внимания находится в вашем распоряжении, тем быстрее вы можете думать. Кроме того, вы чувствуете себя лучше.

Не лишним было бы таким образом проанализировать не только собственное состояние, но и состояние подчиненных. Вдруг кто-то из них изнемогает под бременем навалившейся на него разнообразной работы, в то время как другие не знают, чем себя занять?  Если вы сумеете грамотно организовать свое рабочее время и рабочее время тех сотрудников, которые трудятся под вашим началом, то вы наверняка очень скоро заметите положительную динамику в работе вашей компании.

 

 

Справка:

 

Александр Байдюшев Российский консультант по управлению, первый в России эксперт по системе передачи знаний для 100% компетентности сотрудников PSS (Proficiency System for Staff), имеет 10-летний опыт в области управленческого консалтинга. Лицензированный консультант по технологии управления организациями.

Соавтор многих книг, среди которых – «Как найти достойного сотрудника для достойной работы», «Как увеличить ваш бизнес минимум на 50% при помощи ваших постоянных клиентов». Автор популярной серии видеосоветов «Советы по эффективности от Александра Байдюшева». За последние несколько лет предоставил около 300 открытых корпоративных семинаров и тренингов в более чем 20 городах России и СНГ. На семинарах присутствовали руководители таких компаний, как: Сбербанк России, Сибирьгазбанк, Банк Ураллига, Очаково, Уралхиммаш, Эксперт, Спортмакси, Вода Люкс, Кофе Хаус и многие-многие другие.

 

На его семинарах всегда царит деловая и дружеская атмосфера. Преподносит материал в энергичной и доходчивой манере, с большим юмором. Мастерски объединяет людей в группу и владеет системой 100 % усвоения материала.